Case Study
Weiterbildung durchgängig automatisiert.
Für einen privaten Spitex-Anbieter haben wir die Abwicklung der Weiterbildungen durchgängig automatisiert – von der Anmeldung bis zum Zertifikatsversand.
Ablauf
Drei Schritte: Ausgangslage, Vorgehen, Resultat.
Alles lief über Tabellen und Mails.
Der Spitex-Anbieter führt Weiterbildungen mit mehreren Modulen durch. Das Unternehmen arbeitete ausschliesslich mit Google – die Abwicklung lief über Tabellen und Gmail: Anmeldungen einzeln nachtragen, vor jedem Modul Informationen an Teilnehmer und Dozenten verschicken, nach jedem Modul wieder, am Ende die Zertifikate von Hand ausstellen.
Prozess analysiert, als Mini-ERP umgesetzt.
Von Juli 2025 bis Frühling 2026 haben wir gemeinsam den Weiterbildungsprozess analysiert, geschärft und als Mini-ERP umgesetzt. In den ersten Wochen ging es nicht um Software, sondern um den Prozess: Wo entsteht der Aufwand wirklich, welche Schritte braucht es, welche nicht? Den bestehenden Ablauf haben wir Schritt für Schritt geordnet und anschliessend im System abgebildet – mit Stammdaten für Kurse, Orte, Räume und Dozenten sowie Bewegungsdaten für die Teilnehmer pro Kurs. Anmeldungen laufen heute direkt ins System. Vor und nach jedem Modul verschickt es automatisch die passenden Mails an Teilnehmer und Dozenten. Jeden Schritt haben wir dokumentiert und das Wissen laufend übergeben.
Kursabwicklung läuft automatisch.
Die Kursabwicklung läuft weitgehend automatisch. Pro Kurs mit 20 Teilnehmenden spart der Anbieter rund 55 Stunden manuelle Arbeit – gut drei Viertel des früheren Aufwands. Pro Teilnehmer sinkt der Verwaltungsaufwand von knapp drei Stunden auf gut eine halbe Stunde. Die Daten liegen an einem Ort, die Kommunikation läuft zuverlässig – und die Mitarbeitenden kümmern sich wieder um ihre Kerntätigkeit statt um Listen und Mails.
Faktenbox
Zeitersparnis.
Pro Teilnehmer sinkt der Aufwand von knapp 3 Stunden auf gut 30 Minuten. Pro Kurs mit 20 Teilnehmenden fallen rund 55 Stunden weg.
Pro Teilnehmer
−81 %
Pro Kurs · 20 TN
−77 %
Stimme aus dem Mandat
Was die Kundin sagt.
Leonova hat für uns nicht nur eine Software gebaut. Zusammen haben wir den Administrationsprozess für unsere Weiterbildungen analysiert und neu aufgesetzt. Heute übertragen wir keine Teilnehmerdaten mehr von Liste zu Liste – das Mini-ERP nimmt uns diese Arbeit ab. Sie haben zugehört, nachgefragt und dann umgesetzt – konsequent aufs Ziel ausgerichtet. Sie haben Probleme schnell erkannt und passende Lösungen vorgeschlagen. Ich würde jederzeit wieder mit Leonova arbeiten.
Nächster Schritt
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