KI-Erfahrungsaustausch · 26. Juni 2026
Bestehende Software mit KI verbinden. Über die richtige Schnittstelle, KI als Baustein.
Referentin
Ihre Koordinaten
Susann Schuh
Geschäftsführerin · Leonova GmbH
Worum es geht
Der Vortrag in Kürze
Am monatlichen Reporting eines Handels-KMU zeigt der Vortrag, wie sich bestehende Software über die richtige Schnittstelle mit KI verbinden lässt.
Vom mühsamen Zusammensuchen der Zahlen von Hand – rund 17–28 Stunden pro Monat – hin zum Dashboard, das sich selbst aufbaut und von der KI kommentieren lässt. Datenschutzkonform in einer Swiss Private Cloud. Die Grundregel dahinter: erst den Prozess verstehen und verbessern, dann automatisieren.
Was Sie mitnehmen
17–28 h
Aufwand pro Monat – so viel kostet das Reporting heute von Hand.
1–3 h
neu mit n8n und KI – rund 80–95 % weniger Aufwand, nur noch prüfen und entscheiden.
100 %
Datenverarbeitung in der Schweiz – Swiss Private Cloud, DSG-konform.
Zum Mitnehmen
Die Folien zum Vortrag
Die komplette Präsentation – hier direkt zum Durchblättern.
Deep Dive 01
KI-Agenten & Datenschutz: welche Daten gehören wohin?
Nicht die KI ist das Problem – sondern der Moment, in dem sensible Daten den kontrollierten Raum verlassen.
Ein Chatbot verarbeitet meist einen einzelnen Input. Ein KI-Agent holt, kombiniert und bereitet Aktionen selbstständig vor – über ERP, E-Mail, SharePoint und mehr. Faustregel: Je mehr Systeme ein Agent lesen oder schreiben darf, desto eher ist er eine sicherheitskritische Schnittstelle.
«Wir trainieren nicht mit Ihren Daten» ist relevant – beantwortet aber nicht, wo Daten verarbeitet, gespeichert, geloggt und zugänglich werden, und in welchem Rechtsraum. Und oft sind es nicht nur Ihre Daten: Rechnungen, Bestellungen und Mahnungen enthalten anvertraute Daten von Kunden und Lieferanten – dafür sind Sie mitverantwortlich.
Grün – unkritisch
- Öffentliche Informationen
- Synthetische Beispiele
- Textentwürfe ohne Kundendaten
- Ideen und Strukturierung
Gelb – kontrolliert möglich
- Interne Dokumente mit Prüfung
- Pseudonymisierte Daten
- Mit Vertrag (DPA / Auftragsverarbeitung)
- Mit Logging und Freigabe
Rot – nicht in öffentliche LLMs
- HR-, Lohn- und Finanzdaten
- Kundendossiers, Bestellungen, Verträge
- Bankdaten, Mahnungen, Preise
- Geschäftsgeheimnisse
Prinzip: erst den Prozess definieren → Daten begrenzen → KI gezielt andocken → Freigabe vor jeder Aktion.
Diskussionsrahmen, keine Rechtsberatung. Quellen: EDÖB zu KI/DSG, Cloud-Computing und Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
Deep Dive 02
Was ist eine Schnittstelle? Einfach erklärt
Stellen Sie sich Ihre Geschäftssoftware als Gebäude vor.
Im Lager liegen die Daten – Kunden, Artikel, Belege – ordentlich in Tabellen. Im Büro arbeiten die Regeln: «Rechnung = Menge × Preis», MwSt 8.1 %, Zahlungsfrist 30 Tage. Die Schnittstelle ist die Tür hinein.
Normalerweise gehen Ihre Mitarbeitenden über das Frontend – die Eingabemaske – und tippen die Daten von Hand ein. Die Schnittstelle (API) führt durch dieselbe Tür in dieselben Tabellen, nur direkt und automatisch. Aber nur mit Schlüssel.
Über eine Schnittstelle lassen sich Daten – je nach Berechtigung – erstellen, lesen, ändern und löschen. Im Fachjargon heisst das CRUD (Create, Read, Update, Delete) – viel mehr Operationen braucht es nicht, um zwei Systeme zusammenarbeiten zu lassen.
Adresse der Tür
Die API-URL (der «Endpoint») – sie sagt, wohin die Daten gehen.
Schlüssel
Die Credentials (Token oder Passwort) – sie bestimmen, wer hinein darf.
Nicht jedes System hat eine offen zugängliche Tür: Manche bieten eine frei verfügbare API (A), manche nur über Vertrag oder Partner (B), manche nur Import/Export von Hand (C).
Deep Dive 03
Was sind iPaaS? Der Kreis schliesst sich
Wenn die Schnittstelle die Tür ist, dann ist iPaaS der Bote, der hindurchgeht.
iPaaS steht für «Integration Platform as a Service» – Werkzeuge, die an die API-Türen Ihrer Systeme andocken und Daten zwischen ihnen transportieren. Wie ein Lieferdienst für Daten: holt und bringt Pakete – mit Adresse und Schlüssel.
n8n Unser Fokus
Quelloffen (fair-code), selbst hostbar, volle Datenhoheit – verbindet 500+ Systeme, KI direkt im Workflow.
Zapier
Cloud, sehr viele fertige Integrationen.
Make
Cloud, visuell (ehemals Integromat) – Daten grafisch routen.
Power Automate
Microsoft-365-Welt, auch ältere Systeme ohne API (RPA).
Das Prinzip ist immer dasselbe: Adresse (API-URL) + Schlüssel (Credentials). So schliesst sich der Kreis – die Schnittstelle öffnet die Tür, das iPaaS-Werkzeug trägt die Daten hindurch. Ihre bestehenden Systeme arbeiten zusammen, ohne dass Sie etwas Neues kaufen.
Deep Dive 04
Wo HTML-Report, wo Power BI? Einfach beantwortet
Beide entstehen aus demselben Datenfluss – die Frage ist, was der Empfänger damit tun soll.
HTML- / PDF-Report
- Ein fertiges Dokument zum Verschicken und Archivieren.
- Für feste Empfänger: Geschäftsleitung, Beirat, Hausbank.
- Snapshot zum Stichtag, überall lesbar, kein Tool nötig.
- Lässt sich direkt aus dem Ablauf (z. B. n8n) erzeugen.
Power BI (Dashboard)
- Interaktiv: selbst filtern, drillen, vergleichen.
- Für Nutzer, die Zahlen selbst erkunden wollen.
- Laufend aktuelle Sicht, viele Kennzahlen und Dimensionen.
- Bauen mit Desktop gratis; Teilen im Service braucht eine Lizenz (Pro).
Was Power BI braucht – und was reicht. Zum Modellieren und Dashboard-Bauen genügt Power BI Desktop – die Windows-App ist kostenlos. Die fertige Datei (.pbix) lässt sich auf einem gemeinsamen Laufwerk sogar lizenzfrei interaktiv nutzen, allerdings ohne Rechte-Layer (wer was sehen darf). Zum Teilen und Veröffentlichen im Power-BI-Service (online im Browser, mit Berechtigungen) braucht es eine Lizenz: üblich ist Power BI Pro – Stand Mitte 2026 rund 14 USD pro Nutzer und Monat. Der KI-kommentierte HTML-Report dagegen ist eine private Anlage (kein «In Web veröffentlichen»): die Zahlen stehen fest, der Aufbau bleibt interaktiv.
Faustregel: Zum Verschicken und Ablegen → HTML/PDF. Zum Selber-Erkunden → Power BI. Oft sinnvoll: beides aus einer Quelle.
Deep Dive 05
Prozessoptimierung: von Automatisierung bis KI-Agenten
Nicht alles braucht KI. Die Kunst ist, die richtige Stufe zu wählen.
«Wer einen schlechten Ablauf automatisiert, bekommt ihn nur schneller – nicht besser.»
Darum gilt: erst den Prozess verstehen und verbessern, dann automatisieren – so einfach wie möglich, so smart wie nötig. Die Stufe nach Nutzen wählen, nicht nach Technik:
Regelbasiert ohne KI
Klassische Automatisierung: feste Wenn-Dann-Regeln, strukturierter Input, stabiler Ablauf ohne Deutung. Beispiel: automatisiertes Reporting.
KI als Baustein mit KI
Fester Ablauf, aber ein Schritt versteht Unstrukturiertes (Freitext, Bild, PDF) – klassifizieren oder auslesen. Der Rest bleibt regelbasiert und prüfbar.
Agentisch mit KI
Ziel rein – den Weg wählt die KI selbst: mehrere Schritte, Planung und Entscheid, wählt Tools und reagiert auf Zwischenstände. Die Freigabe bleibt beim Menschen.
Beispiel: vor- und nachgelagert mitsteuern
Die KI baut nicht nur den Bericht – sie stösst an und überwacht auch, was davor und danach passiert. So wird aus «einen Bericht bauen» ein Ablauf, der sich selbst vorbereitet und nachverfolgt. Die Freigabe bleibt beim Menschen.
Vorgelagert
Bevor der Bericht startet
- prüft: sind alle Abschlüsse erledigt?
- erinnert die Verantwortlichen
- fordert fehlende Daten an
- startet erst, wenn alles vollständig ist
Der Bericht
Der automatisierte Kern
- Daten holen & aufbereiten
- Power BI baut das Dashboard
- KI-Node kommentiert die Kennzahlen
- Export als PDF / HTML
Nachgelagert
Nach dem Bericht
- erkennt Auffälligkeiten (Schwellenwerte)
- löst Aufgaben aus (Ticket / Planner)
- benachrichtigt die richtige Person
- verfolgt offene Punkte nach
Faustregel: erst Automatisierung; KI nur, wo der Input gedeutet werden muss; ein Agent nur bei eigenständigen Mehrschritt-Entscheiden. Unser Vorgehen bleibt ein Projekt: Analysieren → Optimieren & prüfen → Bauen (Pilot) → Verankern.
Deep Dive 06
Business Cases: weitere Beispiele
Jeweils ein n8n-Workflow – manche mit, manche ohne KI. Das Muster bleibt gleich: Trigger → Systeme verketten → (KI optional) → Aktion.
After-Sales & Cross-Selling mit KI
X Tage nach dem Kauf: passende Tipps und ein Zusatzangebot per Mail.
Kauf→KI→Mail
Offert-Rückverfolgung ohne KI
Keine Antwort auf die Offerte? Automatisch nachfassen – inkl. CRM-Eintrag.
Offerte→Timer→Nachfass-Mail
Shop → ERP ohne KI
Die Bestellung aus dem Webshop landet direkt als Auftrag im System.
Webshop→n8n→ERP
Vertragsmanagement mit KI
Vertrag läuft aus: Die KI prüft den Markt und meldet eine günstigere Variante.
Frist nah→KI→Sparvorschlag
Fristen-Wächter (Kanzlei) mit KI
Schreiben scannen, Frist erkennen, in den Kalender – mit Eskalation.
Schreiben→KI→Kalender
Belege verbuchen mit KI · lokal
Rechnung per Mail, automatisch ausgelesen und verbucht. Sensibel – lokales Modell sinnvoll.
E-Mail→KI→Buchung
Lead-Routing ohne KI
Vom Web-Formular bis zur Begrüssung – über fünf Systeme hinweg.
Formular→CRM→Alert
Reporting aus mehreren Quellen ohne KI
ERP, Shop und E-Banking gebündelt ins Dashboard – als Monats-Mail an die GL.
Quellen→n8n→Dashboard
Bestellung end-to-end ohne KI
Vom Webshop über Auftrag und Lagerprüfung bis Versandlabel und Tracking – über fünf Systeme.
Bestellung→ERP→Versand
Konfliktprüfer (Kanzlei) ohne KI
Neues Mandat wird mit den Gegenparteien abgeglichen – Alert bei Interessenkonflikt.
Mandat→Abgleich→Alert
Viele dieser Beispiele brauchen nicht einmal KI – reine Verkettung bestehender Systeme. Genau das kann ein ERP allein nicht.
Häufige Fragen
Kurz gefragt
Brauche ich dafür neue Software?
Was kostet das?
Sind meine Daten sicher?
Wie fangen wir an?
Wo drückt der Schuh?
Uns interessiert: Ihr Engpass
Hand aufs Herz – welche Aufgabe frisst bei Ihnen jeden Monat am meisten Zeit oder Nerven? Schildern Sie sie uns. Wir melden uns mit einer ehrlichen Einschätzung, ob und wie sich das lösen lässt. Ohne Verkaufsgespräch, innert eines Arbeitstags.