Jede Woche das gleiche Bild: Im Büro öffnet eine Mitarbeiterin zwei Programme nebeneinander. Links das Tool des Kunden mit den aktuellen Datensätzen. Rechts das Zielsystem, in dem die Daten für den Kunden erfasst werden. Dann beginnt die Arbeit – Zeile für Zeile. Konzentriert, weil ein vertippter Datensatz später bei den Abschlussarbeiten Rückfragen erzeugt.
Acht Stunden, jede Woche. Für eine Tätigkeit, die niemand gerne macht – und die für den Kunden keinen sichtbaren Mehrwert schafft.
Was wir vorgefunden haben
Das Tool des Kunden konnte die Daten exportieren. Das Zielsystem konnte Datensätze importieren. Dazwischen: ein Format, das nicht passt – andere Spalten, andere Datenlogiken, andere Datumsformate. Auf den ersten Blick Standard-Dienstleistungsarbeit. Auf den zweiten Blick eine Kette manueller Übertragungen, die jede Woche neu beginnt.
Wir haben zuerst die Daten angeschaut, bevor wir an eine Lösung gedacht haben. Welche Felder liefert das Quellsystem? Welche braucht das Zielsystem für den sauberen Import? Wo passt es direkt, wo braucht es eine Übersetzungsregel?
Was wir gebaut haben
Die Brücke läuft auf Power BI. Wir lesen die Datensätze aus dem Kundensystem ein, bereiten sie in Power BI auf und geben sie in dem Format aus, das das Zielsystem direkt importieren kann. Eine Datei, ein Import – und die Buchungen sind im System.
Kein neues Tool, keine zusätzlichen Lizenzkosten, keine Schulung auf einer fremden Software. Das St. Galler Treuhandunternehmen arbeitet weiter mit den Werkzeugen, die ohnehin im Einsatz sind.
Was es gebracht hat
Über acht Stunden Zeitersparnis pro Woche. Konkret: Das Team startet den Power-BI-Vorgang, prüft das Resultat, importiert die Datei in das Zielsystem. Statt eines Vormittags Übertragungs- und Abgleichsarbeit bleibt eine knappe halbe Stunde Kontrolle.
Die gewonnene Zeit fliesst dorthin, wo sie für den Kunden zählt – Beratung, Abschlussarbeiten, Rückfragen mit Substanz. Tipp- und Logikfehler, die früher gelegentlich passierten, gibt es nicht mehr. Das Wissen ist im System.
Was uns daran gefällt
Wir mussten weder das Quellsystem noch das Zielsystem anfassen. Wir haben verstanden, wo der Bruch zwischen den beiden Systemen liegt – und genau dort eine Brücke gebaut. Bestehendes verstehen, mit Augenmass verändern.
Wenn auch bei Ihnen jede Woche Stunden in der Übertragung von Daten zwischen zwei Systemen verloren gehen, lohnt sich das genauere Hinschauen. Oft ist die Lösung kleiner und schneller, als sie zunächst aussieht.
Über das Jahr: rund 390 Stunden weniger Handarbeit – fast zehn Arbeitswochen.
Dieser Fall ist typische Prozessoptimierung: erst die Daten anschauen, dann die Lösung bauen. So begleiten wir Prozessoptimierung in KMU →